Dynamics CRM:如何限制其他团队看到的潜在客户记录？

Question

我们是一家小型公司,希望在线管理MS Dynamic CRM 2013上的销售活动.

将有两个部门(销售和营销部门),除了潜在客户之外,他们不会看到彼此的记录,因为他们必须一起处理这些记录.因此,只有Leads记录将从营销部门分享到销售部门.

在销售团队下,至少有2个或更多销售团队(可能基于地点或产品)为不同的帐户工作.除非需要与其他团队共享特定记录,否则他们也不应该看到彼此的记录.

现在,我想了解什么是最好的解决方案,

选项1:我是否应该只创建1个BU(带有公司名称),并根据需要创建销售和营销部门以及其他团队.

要么

选项2:我应该创建两个BU(1个用于销售,1个用于公司名称BU下的营销活动)？

1. 在我的要求或哪些其他建议的情况下,哪个选项应该是可取的？

2. 销售和营销部门之间的共享线索和两个部门都可以创建线索.创建潜在客户后,自动通知关注销售人员.

3. 销售和营销经理只能管理他们的团队,例如,销售经理无法读取/创建/更新/删除与营销活动相关的团队.(如果我设计只有1个BU,我想我将无法管理这个)

4. 偶尔在销售和营销团队之间共享以及在销售团队之间共享.

5. 此外,由于我是CRM新手,您能告诉我们如何限制团队用户阅读/创建/更新/删除其他团队的记录吗？

6. 此外,当我们向团队分配任何安全角色时,属于该团队的所有用户将自动拥有该访问权限.我如何限制这个？例如,团队中的用户具有安全角色作为"销售人员",其中包含潜在客户记录 - 读取权限.并且,如果我将"销售经理"安全角色分配给具有Lead Records的团队 - 完全访问权限.所以现在,所有团队成员都可以完全访问Lead Records.我怎么阻止这个？没有为Team分配任何角色,我无法将任何记录分配给Team.

谢谢,

米塔尔.

Answer 1

初步想法......

将有两个部门(销售和营销部门),除了潜在客户之外,他们不会看到彼此的记录,因为他们必须一起处理这些记录.

业务单位是要走的路.销售的BU和市场营销的BU.共享潜在客户将是一个选项,但您可能想要考虑另一个BU仅针对潜在客户.这有点取决于是否所有潜在客户都会被分享,或者是否需要以某种方式划分潜在客户.同时谷歌为"动态2013访问团队",因为该功能可能有用.同样考虑团队的使用,因为团队可以像用户一样拥有记录,这可能很有用.

在销售团队下,至少有2个或更多销售团队(可能基于地点或产品)为不同的帐户工作.除非需要与其他团队共享特定记录,否则他们也不应该看到彼此的记录.

显然,请使用团队.引导由团队而不是用户拥有可能是有意义的.困难在于共享,因为默认允许与/或用户/团队共享.您可能需要实施自定义共享选项,具体取决于您的设置方式.

选项1:我是否应该只创建1个BU(带有公司名称),并根据需要创建销售和营销部门以及其他团队.选项2:我应该创建两个BU(1个用于销售,1个用于公司名称BU下的营销活动)？

一般来说,副手选项2对我来说听起来更好.

创建潜在客户后,自动通知关注销售人员.

进行通知的最佳方式是使用工作流程,创建潜在客户.为了通知团队,我们设计了一个名为TeamNotifier的自定义实体,其中包含我们输入所需的字段,并负责向团队中的所有用户发送电子邮件.

销售和营销经理只能管理他们的团队,例如,销售经理无法读取/创建/更新/删除与营销活动相关的团队.(如果我设计只有1个BU,我想我将无法管理这个)

不确定我是否遵循这个

偶尔在销售和营销团队之间共享以及在销售团队之间共享.

如果潜在客户归团队所有,并且您教育您的用户正确分享或实施自定义共享,这很容易.

此外,由于我是CRM新手,您能告诉我们如何限制团队用户阅读/创建/更新/删除其他团队的记录吗？

欢迎来到疯狂.记录限制仅限用户/ BU/BU +儿童我们/整个组织.BU是应用记录限制的一般机制,如果需要跨BU访问记录,则共享是其机制.

此外,当我们向团队分配任何安全角色时,属于该团队的所有用户将自动拥有该访问权限.我如何限制这个？

你不能

例如,团队中的用户具有安全角色作为"销售人员",其中包含潜在客户记录 - 读取权限.并且,如果我将"销售经理"安全角色分配给具有Lead Records的团队 - 完全访问权限.所以现在,所有团队成员都可以完全访问Lead Records.我怎么阻止这个？

你不能

没有为Team分配任何角色,我无法将任何记录分配给Team.

正确.团队安全有细微之处,但团队就像用户一样有效.无论角色如何,团队的每个成员都有.将团队视为应具有相同安全性的人员.如果他们应该有不同的安全PRIVS,无论是球队,他们在现实中有没有安全角色和角色是在用户级别分配或团队具有最低的共同安全和某支球队用户可以直接获得额外的安全性或者还是因为他们是在高级用户团队以及普通团队中.

这些都只是想要考虑的想法.根据我的经验,你找到适合你的设置的唯一方法是尝试一些东西,失败几次,喝啤酒,然后尝试下一个.最终你会做对的.

在进一步的问题之后还有更多的想法

我自己还没有使用过访问团队,但据我所知,它们是一种新功能,可以解决与共享大量记录相关的旧性能问题.这是一个了解功能的好博客.Gareth非常善于回答问题,所以可能想尝试一下.

我怀疑你是否能够通过工作流程达到你想要的效果.那里没有足够的OOTB功能.您的场景非常复杂,我认为您需要以某种方式简化它或使用插件.使用插件,您可以做很多事情,但它们更难维护等.另一个代码级选项是创建您自己的工作流活动(我认为它们被称为)以增强OOTB.相同的代码,但wf附加组件可通过UI重复使用.

看起来访问团队不能拥有记录.请记住它们存在,因为名称意味着访问无法访问的记录,即它们归user1或team1所有,而user2通常无法访问记录,除非user2处于访问team1中且已设置为能够访问具有特定权限的实体X的记录.同样,这种类型的东西的旧机制是共享(它仍然存在).共享可能对您的方案更有效,但在超过一定数量的共享时会出现性能问题.有关MS下载的非常全面的文档,可以在crm的安全性考虑中尽可能多地详细说明....啊找到了链接

阅读,如果你还在呼吸,有更多问题,请开火.但我必须说,如果你理解白皮书,你就领先于大多数人!

这就是我所能告诉你的所有我害怕的事情.