如何规范化 Word 文档？

Question

我太便宜了，不能雇人重新输入一份非常非常长的充满法律术语的扫描文件。所以我使用 OmniPage 对其进行了 OCR。但是 OCR 输出有点令人失望。我得到了一个有多个行间距的 word 文档。前后段落的高度到处都不同。

如果整个文档具有相同的段落设置，这将很容易，但事实并非如此。可能有六种不同的风格正在发生。

规范化文档的最简单方法是什么？例如，如果一个段落的行距为 20.4 pt，另一个段落的行距为 20.9 pt，那么我想将它们视为相同的样式并将它们设置为单个值？或者说真的，此时欢迎任何建议。

Answer 1

我最终得到了很多文件，这些文件一团糟，无法维护，我需要清理。

如果您还没有使用段落/字符样式，您将需要学习和使用它们。

在功能区的主页选项卡中，查找“样式”窗口。

在 Word 中选择一个或多个段落，然后选择其中一种段落样式，将会将该样式的格式应用于您选择的所有段落。

如果您想更改样式，这也使将来更容易 - 只需进入给定样式的样式样式定义，进行一些更改，然后您的更改将反映在使用该样式的所有段落中。

单击功能区中样式窗口右下角的小箭头以查看样式列表。

我的文件清理过程

1. 重新开始（放弃所有当前格式并应用默认段落样式） - 选择所有文本并选择与文本最大部分匹配的段落样式。选择的文本通常是常规段落，所以我选择了“正文”段落样式。现在所有文本的样式都应该一致。
2. 逐渐重建文档样式 - 应用标题 现在我按顺序浏览文档添加标题（扫描整个文档以查找标题 1，然后是标题 2 等）
3. 应用其他段落样式- 对于需要应用段落样式的所有其他项目（列表、附加段落、标题、表格、图像），我继续上述步骤
4. 应用字符样式- 然后我扫描需要应用的任何字符样式。
5. 微调样式——此时文档应该基本完成了。我调整任何需要修改给定文档的样式。

有用的 Word 快捷方式

CTRL+SPACEBAR   Strip character formatting that's not contained in the applied paragraph style.
CTRL+Q          Strip paragraph formatting that's not contained in the applied paragraph style.
CTRL+SHIFT+N    Apply Normal paragraph style.

Answer 2

我发现有时 Word 无论如何都不喜欢解决这种情况。如果是这种情况，请将整个文档复制到记事本中，尝试保留批量格式（如空格和段落），然后使用新设置复制回 Word。