Microsoft Outlook 改善用户体验的提示和技巧？

Question

我是 Microsoft Outlook 的重度用户之一，目前正在使用 2007 版本。天知道这个工具很重，可能会带来问题。我想知道超级用户群有什么建议才能改善使用体验。

我个人的几个建议：

1. 始终在缓存模式下工作（工具--> 帐户设置--> 更改--> 使用缓存交换模式）
2. 使用 Outlook 的本地存档功能
3. 使用 Outlook 的 RSS 阅读器 - 它很简单，允许离线访问您的提要
4. 如果您订阅了杂志、博客等的电子邮件 - 创建一个子目录来保存它们，并创建一个规则以在它们到达时自动将它们移动到那里（每个订阅一个规则，基于发件人电子邮件。）

您还可以分享需要配置 Exchange Server 的建议，以便我们这些可以将这些建议带给他们的 IT 经理。

你有什么建议？

PS：“使用 Gmail”不是一个可接受的答案，我们中的一些人无法控制我们使用的电子邮件系统......

Answer 1

我使用延迟发送我的邮件。您只需创建一个新规则，将邮件发送延迟指定的分钟数。

Answer 2

我有一个零收件箱规则。当我阅读电子邮件时，我会将其移至另一个文件夹，因此收件箱中的任何内容都是新的和/或可操作的。如果它是可操作的，我通常会执行操作并快速归档电子邮件，以尽可能保持我的收件箱为空。

这是我的基本宏。它将消息窗格中的选定消息或当前打开的消息移动到“存档个人文件夹”PST 文件的“收件箱”文件夹中。如果您的不同，则必须更改 PST 文件名和文件夹。我在 Outlook 主工具栏和“阅读消息窗口”工具栏上创建了宏按钮。最好也签署您的宏。

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub