Excel电子表格陷入困境，是否有替代软件？

Question

我为一个组织工作，其年度预算是一个 Excel 电子表格，由大约 25 个相互链接的大工作表组成。有一个很大的汇总表，它从具有更详细的收入和支出账目（和预测）的表中得出它的数字，而这些表又从更详细的表中获取数字。

它已经到了编辑电子表格很慢的地步，损坏并不少见。并且不清楚数据是否总是正确链接。去年我发现一个收入来源下落不明。

是否有用于详细预算的替代软件可以更好地处理大文件？有人建议使用 Access，虽然我可以看到它是这样使用的，但它并没有像 Excel 那样真正用于预算。有没有其他预算软件？

或者这个大小的文件是否适合 Excel 并且它是需要更多内存/虚拟内存/更快 CPU 等的计算机？（我不知道我们业务经理的电脑是什么样的，但它虽然不是尖端机器，但还不错。）

Answer 1

几个想法：

(1) 没有将预算纳入您现有的 ERP 是否有特殊原因？

如果您使用 SAP 或类似的会计软件包，那么它们通常具有某种内置的预测功能。额外的好处是实际与预算可以很容易地运行，并且您可以与总分类帐进行协调（即缺少收入流）。

(2) 当前的电子表格是否尽可能高效？

例如，所有的工作表真的需要不断链接吗？一旦数据在那里，您就不能将原始数据作为“粘贴值”，并将汇总表链接到它们。

您还可以禁用自动计算，这将大大提高性能。MSDN上的这篇文章讨论了它（以及其他选项）。

你真的需要所有的中间标签吗？如果您重新格式化数据（即复制数据库），那么您是否可以只使用一个原始数据选项卡和摘要选项卡来代替它？

(3) 外部数据源

如果上述两种情况都失败，您可以将原始数据存储在数据库（例如 Access）中，然后从 MS Excel 对其运行外部查询以导入和操作。Office.com对连接到外部数据源的一个简短的文章，这一个讨论不同来源可供选择：

Microsoft SQL Server™ OLAP Services (OLAP provider)
Microsoft Office Access
dBASE
Microsoft FoxPro
Microsoft Office Excel
Oracle
Paradox
SQL Server
Text file databases
Third-party providers

Answer 2

有专门针对预算的软件（首先想到的是 Sage 和 Quicken），但 Excel 2010 有 64 位版本，可以利用更多内存。您的问题可能与文件大于计算机中的内存量并且必须使用虚拟内存有关。

我建议首先将内存升级到大于文件的大小（多多少少由您决定）。这样做的缺点是您可能还需要将操作系统升级到 64 位版本，因此也存在隐藏成本。