收到的电子邮件超出了我的处理能力

Question

最近，我开始收到比我能处理的更多的电子邮件。因此，我有时会忘记回复重要的电子邮件，或者我花在跟踪和回复电子邮件上的时间比我想要的要多。

有什么提高电子邮件效率的好技巧吗？我主要使用 GMail 和 Mac 的默认邮件客户端。如果可以提高工作效率，可以选择更改电子邮件客户端。

Answer 1

这是我每天处理数百条消息的规则和工具。根据您的风格进行调整。

自动过滤：任何邮件列表，自动报警，我不都看向右走，每日例会等的分进入文件夹。在一天结束时，我浏览文件夹中可能需要更多关注的任何内容。
文件夹：有些人非常擅长将归档邮件分类到文件夹中。我不是。所以文件夹仅用于自动或半自动过滤（有时需要手动通过）。大约有 15 个文件夹在使用，在 4 或 5 个分支下。
存档/删除：我个人想保留任何重要邮件的记录，因此我有大量存档，其他人会删除更多。我会立即删除外出回复和其他管理员垃圾。重点是尽快从收件箱中获取尽可能多的信息——任何不需要我回答的内容都会在我看到后立即进入存档（或被删除）：它必须离开收件箱。
三分钟规则：我回复一条消息需要 3 分钟或更短的时间吗？如果是，我一看到就回答并存档。
重新访问收件箱：您需要多久检查一次收件箱取决于您的情况。在我最疯狂的时候，我在收到每个新邮件警报时检查收件箱，按照上述方法进行清理（包括回答所有符合 3 分钟规则的内容）。然后，每天大约 4 次，我就需要更长回复的消息进行了更长的会话。

Answer 2

忽略绒毛，不要拖延，如果你能在它到来时处理它，那就处理它。

我目前正在使用 Outlook，对于每封进入我的收件箱的电子邮件，我都会执行以下操作之一（按重要性大致降序排列）：

我的收件箱文件夹仅包含未分类的电子邮件，其“完美”状态为空，所有电子邮件都分类到文件夹中并标记/勾选/存档。

在收件箱中，是一个文件夹层次结构，它定义了其中的电子邮件所涉及的内容，因此为了找到我仍然需要处理的那些，我有搜索文件夹，每个文件夹都可以找到我用于 Now/Today/Later 的三个标志之一。

我会尽快处理“现在”框中的电子邮件。
在我回家之前，今天的盒子必须是空的。
而“稍后”框通常用于跟踪我已抄送并且不想丢失跟踪的对话。

严格来说，“现在”文件夹应该始终为空，因为这些电子邮件应该立即回复，但如果我正在处理某事（例如，回复另一封“现在”电子邮件）或在假期后处理积压工作，我倾向于首先标记所有内容，然后一起处理。