MS Access过时了吗？2011年有什么新鲜事吗？

Question

我们公司拥有17,000个条目的数据库.我们已经使用MS Access超过10年来进行各种邮件.那里有新的东西吗？我不是技术人员,所以在回答时请记住.我们对Access的问题是: - 没有删除内容的记录, - 如果没有准确输入上限或标点符号,则不会在搜索中显示名称, - 我们很难理解重复数据删除过程. - 我们想要一个更灵活的程序,我们可以从多台专用计算机访问.

Answer 1

我所知道的唯一与Access相当的应用程序是FileMaker Pro和Open Office套件的数据库组件.FM Pro是一款功能齐全的产品,在非技术用户的易用性方面获得了良好的评价,而Base的稳健性却低得多,而且创建应用程序的效果也不那么容易.

所有推荐不同数据库的答案都完全忽略了这一点 - 最初的问题是关于数据存储和应用程序构建器,而不仅仅是数据存储.

针对具体问题:

问题1:没有删除内容的记录

这是一个设计错误,而不是Access中的缺陷.除非有人编程记录已删除的数据,否则没有数据库能够真正记录删除的内容.

但是稍微后退一下,如果你问这个问题,那就表明你有人删除了不应删除的内容.有两种解决方案:

1. 定期备份.这意味着您可以从上次备份中恢复数据,并可能恢复大部分丢失的数据.您需要定期备份任何数据库,因此这不是特定于Access的东西.

2. 设计您的数据库,以便永远不会删除记录,只是标记为已删除,然后隐藏在数据输入表单和报告等中.这要复杂得多,但通常是首选解决方案,因为它会保留所有数据.

问题2:如果没有准确输入上限或标点符号,则不会在搜索中出现名称

这有两个部分,其中一个是可以理解的,另一个是没有意义的.

1. 标点符号 - 数据库是愚蠢的.例如,他们不能说先生和先生是一回事.对此的解决方案是,对于需要以正则化方式输入的所有数据,您使用所有可能的方法来确保用户只能输入有效的选择.对此最常见的控制是下拉列表(即"组合框"),它限制用户对列表中提供的选项的选择.它确保了该领域的所有数据都符合一组有限的选择.还有其他维护数据规律性的方法,其中一种方法涉及规范化.这个过程避免了在多个记录中反复存储公司名称的问题 - 而是将公司存储在不同的表中,只将您的记录链接到单个公司记录(通常也使用组合框) .还有其他控件可用于帮助确保数据输入的规律性,但这是最简单的.

2. 大写 - 这对我来说毫无意义,因为Access/Jet/ACE完全不区分大小写.如果您正在寻找解决您遇到的任何问题的解决方案,您将不得不解释更多,因为我无法想象由于资本化的差异而您实际上找不到数据的情况.

问题3:我们理解重复数据删除过程很复杂

重复数据删除是一个复杂的过程,因为计算机几乎不可能确定候选者中哪个记录是最好的记录.因此,您需要确保数据库的设计使其无法意外地引入重复记录.索引可以在某些情况下帮助解决这个问题,但是当涉及到邮件列表时,您正在处理人员数据,而这些数据几乎不可能以您拥有唯一自然键的方式进行建模,这样您就可以消除重复数据(这个,也是一个非常复杂的话题).

因此,您基本上必须有一个数据输入过程,根据现有数据检查新记录,并通知用户是否存在重复(或接近匹配).我一直在用户输入人的应用程序中执行此操作 - 我使用未绑定的表单,他们输入的信息是创建新记录的最低限度(通常是姓氏,名字,公司和电子邮件的某种组合) ,然后我提出可能的匹配列表.我做了严格和松散的匹配,并按比赛的接近程度进行排名,列表顶部的匹配较近.

然后用户必须决定是否匹配,并且提供了创建副本的机会(当然,在同一家公司可能有两个同名的人),或者放弃添加新记录和而是转到一个可能重复的现有记录.

这使得用户可以阅读屏幕上的内容并做出关于什么是重复的决定.但它最大化了用户了解欺骗的可能性,并且从不会意外地创建重复记录.

问题#4:我们想要一个更灵活的程序,我们可以从多台专用计算机访问.

这个让我很困惑.Access是开箱即用的多用户(并且从近20年前开始).对单台计算机没有任何限制.您需要做些工作才能使其工作,例如将数据库拆分为部分,一部分只包含数据表,另一部分包含表单和报表等(以及指向另一部分的数据表的链接)文件).然后将后端数据文件保存在充当服务器的其中一台计算机上,并为每个用户提供前端的副本(报告,表单等).实际上,这非常有效,并且可以轻松支持几十个用户(或更多用户,具体取决于他们正在做什么以及您的数据库设计得如何).

基本上,在所有这些之后,我倾向于第二个@ mwolfe02的回答,并且同意他的看法,你需要的不是一个新的数据库,而是一个数据库顾问,他可以为你设计一个可以帮助你管理你的邮件列表的应用程序(和其他需求)你不需要深入了解杂草学习Access(或FileMaker或其他).虽然预先看起来可能更昂贵,但最终结果应该是为所有用户带来巨大的生产力提升,以及能够产生更好输出的应用程序(因为数据更清晰,并且由于改进的数据输入系统而更好地维护) .

所以,基本上,你要么需要先花钱购买具有技术专长的人,他们会设计一些可以让你做得更好(也更有效率)的东西,或者你需要花时间提高你自己的技术技能.Access的任何替代方案都不能解决您在没有对界面设计进行大量投资的情况下提出的任何问题,以实现您的目标(更清晰的数据,更容易找到信息等).

Answer 2

听到嗤之以鼻的风险,你真正想要的是一名顾问.

在一个有能力的程序员手中,您可以轻松处理Access的所有问题.您遇到的问题不是使用错误工具的结果,而是使用该工具的效果不是最佳.

实际上,如果您不是技术人员,那么Access已经是您的最佳工具.您将找不到更加非技术友好的方式来自下而上构建数据应用程序.

那就是说,我说你现在有三种选择:

1. 聘请一位称职的数据库顾问来改进您的申请
2. 找到满足您需求的商业现货(COTS)软件(我确信有很多产品可以处理邮件;您需要研究)
3. 了解数据库规范化和构建正确的MS Access应用程序

如果你能找到一个能做你想做的好的计划,那么上面的#2将最大化你的投资回报率(ROI).需要注意的是,您需要转换所有现有数据,这可能并不容易,甚至可能.在购买任何东西之前,请务必进行调查.

虽然它可能是最昂贵的选择,但如果您需要真正的定制解决方案,聘请一位称职的数据库顾问可能是您的最佳选择.