构建Outlook 2007的表单

Question

我刚刚介绍了Outlook表单的概念.我不知道这是否能解决我的问题,但这就是我想做的事情:

我希望能够让公司内部的员工填写一些表格.所以我要做的就是创建表单并将其推送到Outlook？填写表格后,我能以某种方式捕获数据吗？有没有人这样做过？有人可以推荐一个好的教程/例子吗？

更新: Outlook-> Access选项看起来很棒,但似乎表单必须通过电子邮件发送给某人.换句话说,如果有人想填写任何表格,他们首先必须通过电子邮件发送表格.如果一个人想要填写表格怎么办？如果他无法访问Access数据库,他会怎么做？

Answer 1

这有三个选项:

1. 此页面是Outlook中自定义表单的一个非常好的跳转页面.事实上,整个网站都很好用很多示例和链接,如Outlook Forms Step-by-Step Tutorial.

2. 但是,如果您还拥有Access 2007,我实际上会建议更简单,更容易地创建可以发送给用户并收集所有信息的电子邮件表单.一旦我在Access 2007中发现了这一点,我就再也没有回到自定义Outlook表单.

   基本上,您使用要收集的数据创建Access数据库,然后在Access 2007的"外部数据"选项卡中,单击"创建电子邮件",向导将引导您创建一个包含表单的电子邮件. body(可以是HTML或InfoPath,具体取决于您选择的那个).您将此信息发送给您的用户(您可以在表格中的Access数据库中设置收件人列表)并填写表格(我将其用于调查),然后点击提交.它会在特殊文件夹中返回到Outlook,只要打开Outlook,它就会与数据库同步.然后,您可以对所有数据库信息进行切片和切块.

   以下是一些很棒的教程:

   • 演示:使用电子邮件在Access 2007中收集数据
   • 如何集成Microsoft Access和Outlook 2007

3. 最后,如果您只想收集更简单的信息,例如"是","否","可能",最简单的方法是创建投票按钮.转到新消息 - >选项 - 投票按钮.如果需要,您可以通过用分号分隔选项来自定义此选项;.

在上面的#2和#3中,这些是启动数据收集的场景.

在其他情况下,某人不需要通过电子邮件提示来填写正确的内容,而只需提交表单(如费用报告或汽油里程报告).上面的#1(Outlook自定义表单)在这种情况下通常是更好的选择,但是:

• Outlook表单通常更难部署并教人们使用(有"公共表单","私人表单"等).
• 实际上,Outlook表格已被其他技术所取代.特别是InfoPath/Forms Server和 Sharepoint Forms.这是因为这两种技术都不需要用户做很多事情,除了按照填写表格的链接.我曾经知道,大约10年前,许多尝试使用Outlook的公司形成了大多数公司,他们放弃了开发它们以支持其他技术.

这并不是说Outlook表单在任何方面都很糟糕.如果您没有其他技术可用作Forms Server,那么这可能是一个不错的选择.

要查看其他半轻量级表单提交方式,您可以使用MS Word模板作为前端,让他们更新Access DB.这里有几篇很好的文章:

1. 直接从Word表单导入数据到访问表
2. 我如何...将数据从Word表单传输到Access数据库？