在MS Outlook中组织电子邮件的最佳方式是什么？

Question

每个软件开发专业人员(尤其是项目经理)都必须处理永无止境的电子邮件流.在MS Outlook中组织它们的最佳方法是什么？

显然,一些花哨的问题跟踪工具提供了更大的灵活性,但我对可以在大多数组织中部署的普通方法感兴趣.

PS查找电子邮件通常是需要解决的问题中最少的.现在搜索非常好.

Answer 1

在我的主收件箱中,我有3个子控制器:Do,Done,Defer和3个宏,用于将所选文件夹移动到相关文件夹中.(alt-1将所选邮件移至完成,然后选择下一封邮件).每天我都会快速将收件箱过滤到三个文件夹中.我可以在20分钟左右处理几百封邮件.

做,我希望今天能够处理的事情.做了,我不关心/已阅读和理解的东西,我不希望今天再回头看这些.推迟,我会做些什么而不是今天.

在处理结束时,我希望我的收件箱是空的.

在一天结束时,Do中的所有邮件都转移到Defer(我不希望在一夜之间完成任务).

在一天开始时,Defer中的所有项目都使用上面的规则进行过滤,我不想在Defer中留下超过一天或2天的东西.如果东西停留太久我将把它添加到我的日记中以便稍后处理.

在一天结束时,完成的所有邮件将根据月/年复制到存档文件夹中.完成只是一个存档的停车位.

我使用工具索引我的存档,我实际上使用X1但谷歌桌面是一个很好的选择.

我过滤掉了我想在前景说明中提到的任何重要事实.

我过滤掉了我想要重新整理的任务(http://www.omnigroup.com/applications/omnifocus/)我找到的最好的GTD.

我不会使用我的收件箱作为待办事项列表或记录我想稍后回忆的微妙事实的机制.我知道很多人都这样做,但恕我直言,这只是一个糟糕的方式.

(交叉发布到LJ).

编辑.

哦,根据上面的帖子,我也会通过发送邮件的邮件列表过滤掉任何未直接发给我的邮件.我对每个邮件列表给予了不同的关注.我确实按照上面的机制为每个邮件列表,但有些我瞥了一眼,有些我详细处理.

重新编辑

在评论中,我被要求提供上面提到的宏的来源.我不建议这被视为良好的VBA的一个例子,我很确定它来自互联网并适应我的目的.它已经可靠地工作了很多年.

Sub MoveToDone()
    On Error Resume Next

    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objInbox.Folders("Done")

    'Assume this is a mail folder

    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        'Require that this procedure be called only when a message is selected
        MsgBox "No msgs selected", vbOKOnly + vbExclamation, "NO_MSG_SELECTED"
        Exit Sub
    End If

    For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
        If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
            If objItem.Class = olMail Then
                objItem.Move objFolder
            End If
        End If
    Next


    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing

End Sub