如何为非技术最终用户实施文档管理？

Question

我进入了一个基于 Windows 的企业环境，其中文档管理包括带有数字或字母前缀的文件夹命名约定（例如 1 Admin、2 Executive、3 Marketing）和带有嵌入日期和首字母的文件命名约定（例如 mmddyy-file-name- version-author-initials），两者都没有得到一致的遵守。

在我看来，我们需要摆脱这些文件夹和文件命名约定，而是提供一种替代方案，其中包含非技术最终用户可以理解的版本控制。

• 你会为此推荐什么补救措施？

• 基于浏览器的文档管理解决方案（如 WSS 或 Alfresco）能否帮助最终用户？

• 它们可以与传统的 Windows 资源管理器类型的界面并行实现吗？

• 如果基于浏览器的解决方案不是一种选择，我们如何在我们的文件服务器上实施版本控制？

谢谢

Answer 1

伙计，我多年来一直在为这个问题而苦苦挣扎。如果你想花很多钱，有很多商业文件管理系统。如果你不能花很多钱，那么你可能想看看开源或免费的解决方案。你确定了两个大的，WSS 和 Alfresco。

采用的最大问题是文档管理系统难以理解和使用。Alfresco 和 WSS 都使通过 Sharepoint 协议直接从应用程序处理 Microsoft Office 文档变得相当容易，而且我相信两者都有望支持 CMIS，这可能会也可能不会使将来的事情变得更容易（对于其他应用程序） .

文档管理系统的最大好处，至少在您所描述的情况下，是您可以强制内容模型。也就是说，您可以为每种内容类型强制执行所需的元数据，并且此元信息随文档一起存在和消亡。不再有愚蠢的文件和文件夹命名约定。

那么当然你有你的标准好处：可搜索性、版本控制、工作流程等。

在评估了 Alfresco（和 Alfresco Share）和 WSS 之后，我会说 WSS 会让你比 Alfresco 快得多。首先，WSS 开箱即用地集成了 Windows/AD 身份验证。Alfresco 可以做到，但设置起来并不简单，特别是如果您不熟悉基于 Java 的 Web 应用程序（大量 XML！）。其次，您可以很容易地通过浏览器在 WSS 中创建内容模型。在这方面，使用 Alfresco 的难度要大得多，您会发现自己需要破解大量 XML 文件来实现相同的目标。

在我看来，Alfresco 非常强大，但它是一个成熟的应用程序和框架的一半。也就是说，它有一个不错的 web 客户端，可以做很多事情，但它真正的好处是在它的核心存储库中，你可以通过 javascript“web 脚本”、CMIS、Java 等来获取它。如果你要去要为您的公司构建文档管理系统，Alfresco 将是一个很好的起点。

如果我是你，我会同时设置 WSS 和 Alfresco 并使用它们（除了标准的 Alfresco Explorer 应用程序之外，一定要尝试 Alfresco Share）。在几周内，您将对它们的功能以及您是否会从用户那里获得任何形式的采用有很好的了解。一定要关注边缘情况。我发现这些系统非常适合用于 MS Office 文件，但使用各种其他应用程序可能会非常困难。

这让我想到了您问题的另一部分：是的，Alfresco 和 WSS 可以为其文档存储库提供类似“资源管理器”的界面。WSS 通过一些特殊的 WebDAV 来实现，Alfresco 可以提供 WebDAV 和本机 CIFS（Windows 共享文件夹）接口。不幸的是，这些是否适用于特定应用程序是命中注定的。尝试通过 WebDAV 从 Adob​​e Creative Suite 打开和保存文件到 WSS...不太可靠。尝试使用 Alfresco 的 CIFS 支持来保存对应用程序中现有文件的修改，该修改通过删除和覆盖原始文件来保存，例如 gedit....versioning 丢失。废话。

再说一次，我还没有谈到更昂贵的选择（即使 MOSS 也很花钱）。您可能会发现与可以提供咨询的供应商合作是值得的，这样您就不会被困在尝试单独执行此操作......或者至少是一个更强大、用户友好的解决方案。但实际上，这将从大约 25K-100K 开始。如果人们甚至没有意识到存在问题，那么祝你好运。

除了文档管理系统之外，您的问题没有任何解决方案。您的共享文件系统将越来越大。