从 Exchange 切换到 GMail 的利弊

Question

我们是一家中型大型非营利公司，拥有大约 1000 名员工和志愿者，多年来一直使用 MS Exchange（目前为 2003 年）作为我们的邮件系统。

我最近参加了一个 Google 会议，他们提出“云计算是未来的方式”，并鼓励我们从使用 Exchange 处理自己的电子邮件切换到使用 GMail 和 Google Apps 处理所有事情。

此外，我们的一个部门一直在从内部推动在他们自己的部门内进行这种转变，如果不是在整个组织内。

我绝对可以看到一些好处- 例如：

1. 存档空间——我们似乎从来没有用户想要的空间，当然，我们得到的越多，我们就越需要备份
2. 操作系统不可知 - Exchange 绝对是为 Windows 构建的，随着 mac 和 linux 用户的增加，这些用户越来越需要更好的工具/支持。谷歌提供了这个。
3. 更好的存档 - 电子发现的潜力，在我们当前的设置中并不存在。
4. 切换将使我们从服务器管理中解放出来，为我们的最终用户提供更多选择，并释放我们现在用于 Exchange 的服务器资源。
5. 我们的 IT 部门希望被视为为技术问题提供最新的解决方案，而这种变化肯定会提供这样的形象。
6. Google 的基础设施显然比我们的要强大得多，而且他们聘请了一些世界上最好的安全和网络专家。

但是，也有一些严重的缺点：

1. 我们基本上会将我们的关键任务系统之一外包给第三方
2. 转换将不可避免地涉及 Google Apps，也许还会涉及更多。这意味着我们将有更多的东西受单个（可能较弱的）密码的支配。（有没有办法使用密码和某种物理密钥使这更安全？？）
3. 我们的数据不会留在我们的屋檐下——甚至不会留在我们的国家（加拿大）。这显然在灾难恢复方面有好处，但我认为在法律方面有潜在的负面影响。
4. 我无法想象像 Google 这样大的人会像我们希望的那样对非关键问题（例如跟踪丢失的电子邮件等）做出响应（不确定我们对基本邮件日志的访问权限 - 例如)

谁能帮我评估这个决定？

• 我忽略了哪些问题？
• 您对这种过渡（或相反 - gmail 到 Exchange）有什么经验
• 你能补充我已经概述的要点吗？

Answer 1

您可能会发现缺少的一项功能是 Outlook。是的，您可以将 Outlook 与 Gmail 一起使用，但不能达到相同的级别。您无法使用 Outlook 打开其他用户的日历或邮箱、接受会议邀请或获得相同的脱机功能。要获得 Gmail 的全部功能，您必须使用某些用户不喜欢的网络界面。

您提到了 Google 应用程序，这可能是一个问题。用户可能会看到在 Google 应用中打开附件的选项，然后开始在 Google 应用中进行编辑和保存。突然之间，您的文档有一半是 Word 文档，一半是 Google 应用程序。

Answer 2

我考虑在我志愿参加的私立学校进行这种转换。我们决定坚持使用 Exchange 的原因如下：

1) 终端用户再培训，他们非常喜欢 Outlook。
2）能够在Outlook的目录中找到人，我试图找到一种用Google Apps重新制作它的方法，但我找不到。我们的用户不想记住他们喜欢搜索和找到要发送电子邮件的人的电子邮件地址。
3) 保密性。是的，理论上 Google 对我们的数据保密，但它们都在与 Google 的其他客户共享的托管服务器上。我已经存在足够长的时间知道事故发生了。
4) 用户认证。我不想让人们记住另一个密码，他们已经有一个不安全的密码我不需要另一个在互联网上存在的弱密码。有几个集成的解决方案，但它们看起来有点古怪。
5) 我的网络人员不喜欢该解决方案，因为它在我们的域中创建了奇怪的 MX 记录。
6）日历的使用方式很多，Outlook 不适用于已经提到的 Google 日历。

请记住，我是在业余时间作为志愿者完成所有这些工作的，因此主要考虑的是我需要多少工作来培训和转换所有内容。我通常不会搞砸一些工作正常的东西。罗斯