电子邮件政策/指导文件

Question

多年来，我们一直在组织内使用电子邮件，但没有最终用户政策（数据保留和备份政策已到位，以满足英国FoI和DP要求），到目前为止，我们一直使用“如果您愿意不要把它写下来放在帖子里，它不属于电子邮件”。

已经成立了一个工作组来讨论组织内电子邮件的使用，以及围绕电子邮件的政策、程序、规则和最佳实践。

通常会发布哪些与电子邮件使用相关的文档？它们是您的 AUP、ToU 或雇佣合同的一部分的单独文件吗？这些文件中包含哪些典型的规则和政策？

Answer 1

我会让它尽可能小，但有几件事确实需要说明。我使用短语通信系统来包括所有形式的通信......电子邮件、IM、电话、内联网、博客、协作空间等。

1-公司通信系统不是私有的。 通过公司网络或服务进行的任何通信，无论是个人的还是与工作相关的，都是公司的财产。公司可以自行决定监控、审查、搜索和重新发布使用其网络或服务进行的任何通信。

2- 不尊重、虐待或粗暴对待他人，无论他们是公司员工还是外部人员，都是不可接受的，也是不允许的。这包括但不限于个人侮辱、辱骂性语言、亵渎、明示或暗示的性引用，以及对任何“受保护”类别或状态的引用。无论所述处理的目标是否为通信的一方，本政策均适用。

3- 应尊重版权和作者身份。其他人编写的用于任何形式的 ecomm 的任何材料都必须如此引用。如果作者身份不明，则必须注明。

4- 在处理机密或专有信息时必须格外小心。

5- 书面沟通应遵循公司风格指南和其他已发布的指南。

6- 所有员工在使用公司通讯系统时都应做出正确的判断。

Answer 2

无论您做什么，都不要添加免责声明。特别是如果你有大量的技术人员，那只会让他们看起来像白痴。