eww*_*ite 29 email user-management disk-space-utilization exchange-2010
在我的职业生涯中，我遇到了很多电子邮件囤积者......
我正在管理一个 100 个用户的环境，其中用户以前拥有 100mb 配额和一个基本的 Cyrus IMAP/Postfix 解决方案。这导致了大量本地存储的邮件以及数据保留和PC 故障后丢失邮件的相关问题。
我立即使用MailArchiva转向 Exchange 2010（用于发现/存档）并且在这个设置中已经嗡嗡作响了将近一年。出于合规目的，所有入站和出站都将存档和保留。我最初为每个用户设置了 3GB 的邮箱限制。少数用户需要额外的空间来放置他们的电子邮件工作集并且能够证明它是合理的，所以我做了一些例外。但是，我有一个特别糟糕（但很重要）的用户，其收件箱目前有 22,000 项，其中 14,000 项未读。这可能不是消息的数量，而是电子邮件的性质；大量报告、报表和大型 PDF 附件。这也是 Blackberry 用户，所以我怀疑他们根据主题有选择地阅读邮件。用户第一次达到了 3GB 的限制，并且不愿意修剪邮箱。我照顾了他们的 3,000 个已删除项目以保持邮件畅通无阻，但我对如何教育用户如何组织他们的电子邮件感到茫然。我可以制定严格的政策并成为一个硬汉，或者我可以和用户坐在一起帮助分类和清除邮件。无论哪种方式，它都没有解决如何帮助教育的真正问题。
这里有没有人有任何关于如何处理这种情况的提示？我想要一些示例指南。如果您在公司中使用政策，哪些类型的政策有助于控制人员？
我发现人们使用邮件的方式不同，但强迫他们采用特定的组织方式是一项挑战。我什至可能不是最好的例子，但我也知道该保留什么和删除什么。
更新- 第一场战斗已经结束，因为我已经能够通过一些合理的修剪将用户保持在 Exchange 邮箱限制之下。然而，我去重建用户的计算机并发现了一个 17GB 的本地 PST 文件，其中包含超过 6,500 个子文件夹！用户一直在将消息复制（而不是移动）到一系列子文件夹中；有时将单个消息复制/归档到多个文件夹中。下划线 (_) 和前缀 (az) 用于控制文件中文件夹的显示顺序！用户还一直在对出站电子邮件进行抄送，以便将邮件的收件箱记录归档到本地 PST 的子文件夹之一。这是对技术的绝对滥用，是组织公司数据的可怕方式。我把它交给业主来解决这个问题，因为它现在是公司的责任。
Zor*_*che 24
我们的解决方案是一个坑痛苦。我们的一个合作组织（k12 教育）在诉讼 (FOIA) 中受到发现请求的打击。整理大量电子邮件并编辑秘密位的成本是巨大的（约 10 万美元），因为保存了多少可能与请求匹配的电子邮件。我们的律师建议，我们的主管制定了严格的保留政策，以便我们可以限制将来向我们提出请求的成本。
默认情况下，所有邮件将在 45 天后清除。出于法律原因必须保存的任何内容都必须移动到托管文件夹。有几个不同的托管文件夹应用了各种保留策略。
无论如何，我的观点是，这应该是一个商业决策，而不是 IT 抱怨存储。尽最大努力明确实际成本，并指出拥有巨大邮箱的潜在成本。然后执行官根据成本做出决定。
任意分配的配额对用户没有意义。
Eva*_*son 12
我相信这不是你的问题。在我看来，这是一些经理的问题。我不认为你需要成为一个硬汉，但听起来有人需要。
用户不受约束的电子邮件存储正在花费公司资金。不允许用户在他们的办公室囤积垃圾——为什么在电子邮件服务器上囤积垃圾会有什么不同？
由于性能和备份问题，IT 必须对数据存储设置限制。这些是真实的、有形的、有形的关注。希望您的公司在 IT 安全、灾难恢复、电子邮件保留、可接受的使用等方面的政策让这些担忧有所“牙齿”。
如果完全由您“帮助”我考虑的用户，至少，设置 Outlook 规则以根据收到的日期将传入的邮件归档到“2010”、“2011”、“2012”等文件夹中。然后用户（或您）可以一次修剪一年的旧电子邮件。这也会使收件箱文件夹变小。
我几乎在我所有的“IT 生活”中都是一名承包商，所以我从来没有必要围绕这样的事情进行政治斗争。如果我有一个像这样有问题的“C 级”用户（或在小企业中的所有者或所有者的家人），我可能最终会投降而不是战斗。我至少会尝试制作一个商业案例，但我可能最终也会放弃，如果他们的囤积最终造成运营困难，我肯定希望出于“CYA”目的而编写该商业案例。
sys*_*138 11
这可能是一个纯粹的管理问题，但根据我的经验，这种决定会移交给系统管理员人员来证明和强制执行。因此，作为系统管理员，我的工作是让管理层相信这里存在问题并且应该认真对待，并提出可能有用的管理机制。
我的一个老雇主有一个 GroupWise 系统，当时它没有任何配额机制（这是不久前的，GW 已经有一段时间了）。所以最终我们采用了同辈压力的方法。每个月我们都会打印一份关于每个部门的 X 美元最大邮箱的报告，并将报告发送给办公室经理。在两个月内，前 5 名最大邮箱列表的平均大小要小得多。
我发现一些有助于说服管理层关注这个问题的方法：
定义邮件存储成本
如果您收到“但 Google 做到了”的反对意见，请开始构建显示邮件费用的电子表格。管理者了解成本。您或您通过其购买商品的人需要承担服务器硬件、软件、AV 软件和其他相关成本的费用。从此，您可以为邮件存储分配一个每 MB 美元的数字。这使您可以为 3GB 邮箱与 200MB 邮箱提供相当不错的美元价值。
顺便说一下，这就是你在学校学习代数的原因。
这可以通过以下三种方式之一：
产生邮件系统升级费用
如果以上内容超出了您疯狂的电子表格技能，那么制定升级计划以保持领先于您的存储消耗曲线是至少开始对话的好方法。当他们看到要升级的大钱时，他们会问为什么。然后你会告诉他们。当他们询问如何避免这种成本时，提到为大邮件用户提供下行压力。
我已经完成了上述两项操作来证明简单的存储购买是合理的。相同的技术适用于电子邮件，在电子邮件中，您将整个应用程序堆栈置于存储/备份基础架构之上。每单位美元（或选择的货币）是突出成本和过度放纵危险的好方法。有时它会导致非常重要的战略变化（另请参阅云！）。有时它会破坏资源。
从政治上讲，提供一些关于如何为电子邮件消费提供下行压力的建议是一个好主意。但这就是它们的全部内容，向必须实际实施它们或说服其他经理这样做的管理层提出建议。
War*_*ica 10
我们遇到了同样的问题，目前已得到控制，但我相信它会再次出现。
首先，很少有消息数量有问题——这不是你的情况，22,000 不算什么，我的邮箱超过 200,000 条消息——这是 &^%$# 附件。
我认为附件是一种糟糕的文件存储方式，但很多人喜欢它，因为它保留了一些元数据：发送或接收的日期以及文件发送到或来自谁）。此外，人们只是懒惰 - 保存和删除附件需要时间。
在我们的案例中，教育是关键：我们确保“需要”更大配额的人了解隐藏成本（备份时间和存储需求、恢复时间、如果存在法律问题的噩梦等）
然后我们确保他们明白最大的问题是附件（这就是我在网上保留这么多电子邮件的原因——我严格清除了我的附件，所以我可以指着我自己的邮箱说“我有 20 倍的邮件你，但我的邮箱还不到 1/4 大小”），并给了他们一些工具来帮助他们处理附件。
我们使用的工具大多是更多的培训——例如，如何按大小对邮件进行排序，如何保存附件，如何一次保存多个附件，如果他们想要“元数据”，如何将电子邮件也保存到文件中，如何删除附件（以及删除后需要保存更改）、帮助设置目录结构等。
在两种情况下（其中一种是我），我们能够使用 3rd 方工具来提供帮助。有很多工具可以保存消息和/或文件，我们使用EZDetach 和 MessageSave，它们还可以，但对很多人来说还不够用户友好（公平地说，我看过的产品都没有因为这个功能对于一般用户来说很容易）。对于一位用户，他们学会了使用该软件，并且喜欢每月运行一次以一次提取和删除所有附件的想法。对于我们尝试使用它的其他人，他们发现它太复杂了，所以我们坚持基本的 Outlook 培训。
在我们的案例中，它有效是因为总裁是大用户之一，而高级经理是喜欢 EZDetach 的人。他们给了我们足够的动力来告诉人们“不，没有人获得更多的电子邮件配额，如果这些技术适用于大佬，他们也会为你工作！”
听起来您有员工知道的正式政策：有 3GB 的存储限制，没有特殊情况豁免的正当理由。“我不读我的邮件”不是（恕我直言）一个正当理由。
需要通知用户的经理该用户拒绝遵守公司范围的 IT 政策，并且您需要准备向 C 级办公室提出商业案例，说明为什么该政策有意义。（在如今每个人都有一个 Gmail 帐户的时代，真正的理由将是成本）。
如果此人真的需要他们的额外空间，他们应该能够为您提供配额增加的书面理由。
除此之外，您应该向接近 3GB 阈值的用户及其经理发送 CYA 备忘录（书面形式，保留副本），详细说明如果用户不减少，用户将停止接收邮件的事实他们的利用或提交他们需要更多空间的正当理由。您已经竭尽全力帮助此人，因此在收到书面通知后，此时他们有责任采取行动（清理或请求增加配额），否则邮件退回将成为他们的错。
你想尽一切可能避免粪便碰到风扇时脸塞满，因为这个人的邮件在弹跳。
如您所知，这实际上是一个管理问题，而不是技术问题。
我会和这个用户的经理谈谈。说明情况。说明磁盘空间是一种有限资源。说明他或她确实需要与该员工交谈，并告知他们需要将更多时间用于电子邮件管理、存档和删除。如果经理不愿意这样做，告诉他他需要去[在此处插入大 C 级执行官]并解释为什么他的员工如此重要以至于他们不能像其他人一样费心管理他们的邮件是，并且 [C 级执行] 将需要批准购买额外的磁盘和备份空间来支持该用户的需求。