您如何说服用户放弃他们的个人文件夹？

Question

去年年底，我们开始使用 Mimecast 服务，特别是他们基于云的电子邮件存档。从那时起，我们一直在推出 Mimecast Services for Outlook (MSO) 插件。

我们已经通知用户，我们将在接下来的几个月内对他们进行培训，我们不要求他们使用 Mimecast，但我的老板表示我们正在摆脱个人文件夹（pst 文件），将它们放入模拟广播。不出所料，这确实引起了强烈反对。不过，真的，谁喜欢改变？

我知道摆脱个人文件夹的 IT 原因（低效、不可靠、单一访问等），但从普通用户的角度来看，除非他们有一个失败，否则他们认为它们是归档电子文件的简单且唯一的方法-当他们的 200Mb 邮箱已满时发送邮件。

那么我能对用户说些什么，让他们了解为什么个人文件夹不是最佳解决方案？

更新：
我已经阅读了评论和答案。你给了我很多思考。这就是为什么需要一段时间才能做出回应的原因。

首先，我想明确表示我们正在为用户提供替代方案。Mimecast 具有无限存储、远程访问和许多其他功能，我们正试图向用户推广这些功能。

200Mb 的限制不太可能改变。到目前为止，从 2003 年到 2010 年升级 Exchange，只被讨论过，但不是当前的优先事项。

Answer 1

我对你的用户有很多理解。您正在犯系统管理的一个基本错误：您创建了一个对系统管理员来说很容易的解决方案，但忘记了用户的需求和要求。每个用户 200 mb 简直是疯了，这是一个给他们带来问题的限制，因为他们不得不为存档和备份而烦恼。这是浪费时间和金钱。与排序 1gb 电子邮件所需的时间相比，1gb 存储的成本在成本/收益规模上非常糟糕。

为什么不为用户提供“无限”的存储空间？在实践中，它不会增长得非常快。当用户不再需要删除电子邮件时，它将消除本地归档的全部问题。

因此，您应该告诉您的用户的是“您不再需要个人文件夹。我们将为您存储所有电子邮件，并负责备份。”

Answer 2

鼓励用户接受新服务的最好方法是确保它比您当前提供的服务更好，否则还有什么意义。我会确保他们有能力存储超过 200MB，或者接受过如何修剪邮箱中的大附件的培训，尽管说实话，谁真正这样做？

去年的某个时候，我们放弃了个人文件夹，尽管我每周可能会增加几分钟时间向用户展示如何清理他们的邮箱，但我没有回头。一开始确实遭到了一些怀疑，因为早在我五年前加入公司之前，大多数用户就已经习惯了邮箱的 500MB 限制，然后存档到 .pst，但逐步接近这一限制减轻了负担。

第一步是增加 Exchange 服务器上的磁盘空间，通过解释损坏的个人文件夹中丢失数据的成本以及尝试恢复损坏的 .pst 文件所需的时间，管理层很快就证明了其成本的合理性。很快就买了。

下一步是为用户编写一些文档，说明如何减少他们存储在邮箱/个人文件夹中的数据量，最好的方法是解释您拥有的电子邮件数量并不一定占用您的邮箱/个人文件夹中的数据量。空间，更重要的是每封电子邮件的大小。我向他们展示了并非所有电子邮件的大小都相同，以及他们如何通过清理电子邮件中最大的 10% 来释放 50% 的数据。我发现 70% 的用户在此之后清理了他们的电子邮件

最后，在向用户解释个人文件夹的陷阱和邮箱存储的好处之后，例如每晚自动备份数据，如果他们丢失任何东西，可以将其恢复到某个时间点，能够从他们需要的任何地方，以及声明（经管理层批准）我们将不再支持个人文件夹损坏，因为现在可以提供优质服务（我应该补充一点，如果出现问题，我绝不会拒绝支持，但我我发现有时告诉用户某些内容不再受支持就足以鼓励他们迁移到新系统）我在几周的时间里将他们的个人文件夹数据迁移到他们的邮箱中，作为一种善意的姿态。

然后，我监控了每个邮箱使用的数据量几周，并根据每个用户调整了限制。大多数仍保留 1GB 限制，少数需要 2-3GB，还有相当多的需要 500MB。我在迁移之前没有设置这些限制的原因是，我认为大多数用户在知道其他人都在这样做时会删除大量旧电子邮件，这实际上效果很好。