备份不是归档 - 但是归档有什么要求？

Question

有关于如何处理存档的相关线程。我问的是如何找到公司对归档方式的要求，以及需要满足的要求，以便实际完成归档而不仅仅是备份。

• 数据应该保存多久
  • 至少？
  • 最多？
• 法律影响如何（我知道取决于您所在的地区）？
• 您如何确保从策略/需求的角度进行归档？
• 您如何确保可以从策略/需求的角度恢复档案？
• 哪些数据应该归档？
• ...
• ...

我正在寻找关于存档的良好推理和可以调整的政策框架，实际上不是回答而是一组问题，这些问题可能会导致某些事情在n几个月/几年/几十年内有效（其中哪些适用）实际上已经是一个问题）

Answer 1

备份是为了将事物恢复到先前时间点的状态。我们做备份是为了恢复服务，通常对底层数据考虑不多。

档案非常注重数据，因此您确实需要考虑分类和信息生命周期等问题。就像软件开发一样，对业务问题的深入理解和良好规范的开发是成功（且负担得起的实施）的关键。电子邮件非常简单。表格非常简单。（保留通常很容易识别 1040 表格 10 年，MV-22 2 年等）如果您的合同/采购人员组织良好，则对数据进行分类通常很容易。随机文件很难。

我在一个政府机构工作，所以我们的档案实际上有五个目标——这些目标经常发生冲突，而且在很大程度上是我们无法控制的。他们是：

1. 为历史记录的目的对数据进行分类和保存。
2. 保留业务记录以遵守适用的法律和法规。在我们的案例中，我们有各种各样的记录，这些记录必须保存 3 年到 28 年不等。我们也有必须永远保存的记录。
3. 响应与诉讼相关的发现请求。（在我们的案例中，需要已经存在长达十年的合法保留）
4. 响应与内部审计、内部调查或其他调查相关的发现请求。（合法拦截等）
5. 降低底层 IT 服务的运营成本。如果您在 90 天后归档所有电子邮件，那么您已经设法大大减少了电子邮件系统的占用空间，尤其是在大型环境中。

让我们谈谈诉讼和审计，因为如果您现在开始，它们可能是最常见的存档原因。现在你需要考虑其他事情：

• 范围。电子邮件？我是？电话？文件服务器？共享点？维基？台式机？笔记本电脑？掌上电脑？如果您需要的不仅仅是电子邮件和即时消息，那么您就已经消除了大量选项。
• 默认保留时间。如果您经常被起诉，您会希望在法律允许的范围内尽快清除。否则，您将需要在尽职调查和员工生产力之间取得平衡。
• 信息技术政策。归档后，必须删除 PST。如果有人发现您在 PC 上拥有与诉讼相关的信息，那将对您不利。
• 退款。您必须向法律人员提供费用，以便他们可以权衡诉讼的价值与合规成本。否则，您将永远保留所有内容。
• 规避成本。一些归档解决方案有助于灾难恢复并消除对备份的需要。托管档案有时会提供紧急邮件访问点。
• 特殊要求。如果您在欧洲有业务，我的理解是您需要将 EMC Centera 等解决方案用于 WORM 存储以实现某些合规性目的。这在美国通常不需要，但您的行业可能需要更多奇特的措施。
• 生产。如果您经常被起诉，您的法律团队可能已经拥有专门的工具，例如 Concordance，用于组织和提供证据。如果不这样做，您可能希望使用存档工具为您的律师或外部律师提供一些工作流程功能。这是另一个早期探索将有助于降低成本并让您成功实施的领域。

继续提问，您就走在正确的道路上——归档问题没有唯一的答案。

Answer 2

规则#1：忽略（礼貌地）任何不为存档付费的人。

以上所有答案都非常好，但他们遗漏了一件事：重要的是“谁为此买单？”

支付费用的部门有要求：恢复数据的速度、保存数据的时间长度、安全要求等。其他人可能有“有用的建议”，但如果他们不支付费用，那只是一个建议。

没有人想要档案。他们有一些需要它们的外部原因。通常是“客户”或“合规性”或两者的混合。如果答案是“客户”，那么一些产品经理应该知道他们需要什么。如果答案是“合规性”，那么一些经理应该能够解释需要什么，并且审计员可以验证这些要求。

应该有让步。收到要求后，您应该返回带有成本的提案。需要档案的人可能需要更便宜的东西，然后您应该愿意协商（删除）功能。

有时，“谁付钱”的问题是反过来的。有一次我在一家公司，法律部门要求对某些文档进行存档，但我们必须为存档付费。因此，我们整理了提案并请他们签字。我们为此付出了代价，但只做最低限度的“盖住我们的屁股”。

还有一次，作为诉讼的一部分，我被要求存档某些数据。法律部门需要跟踪与诉讼相关的所有费用（我认为如果我们赢了，我们可以让原告支付我们的费用）。他们给了我们一个特殊的成本中心代码，用于购买磁带、支付运费、箱子、新磁带驱动器、劳动力等。如果他们不愿意支付我们的费用，我们就永远不会做得这么好。