我经常根据会计的期望和我部门的需求设计电子表格。通常，我通过在 IT 和会计之间实现一致性以及跟踪历史和经常性支出来从中找到最大的价值。
我通常将经常性成本分解为单独的电子表格。例如，将单独跟踪经常性支持、许可和服务合同。关键细节将包括合同期限、月度成本、年化成本、计费条款、描述和服务提供商。
对于一年内的历史支出，这将是一个相当简单的电子表格。购买日期、供应商、任何注释、成本、付款方式、购买者和任何适用的参考编号。（采购订单号、会计类别等。）
对于提醒，我建议使用共享日历解决方案。我们部门内有重复性任务和标准化程序，这通常是更新的地方。我的首选解决方案是在共享 IT 日历和个人日历上为负责的员工提供提醒。可以监控某些事情，例如 SSL 证书到期。有了支持合同，供应商通常也很乐意提醒。