文档归档的最佳解决方案是什么？

Question

我正在寻找一种实用程序，它可以帮助我（和我的同事）以系统的方式归档文档（像 Zeitgeist 但永久）。

1. 该实用程序必须清除桌面上的旧文档并将它们存储在服务器上（尽可能自动且一致），可能仅来自几个位置（文档目录）
2. 文件应该存储在廉价的大型媒体上很多年 - 硬盘和文件系统可能吗？易于维护和管理小型组织。
3. 文档必须易于查找和恢复

一种系统方式可以是按年、月、用户或用户、年、月的目录结构。如果文档可以链接到项目，如果文档可以搜索，如果文档也可以是邮件，IM 讨论不仅是 OpenOffice 传统文档，这是一个优点。

有任何想法吗？

Answer 1

您可以将一台旧电脑（带有大的新硬盘）用作备份服务器并安装BackupPC

• 无需客户端软件 - 只需通过客户端上的 NFS 备份目录导出（例如 /home/ 或 /home/用户名/桌面等）或 Windows 工作站上的共享文件夹
• 强大的 Web 用户界面允许管理、查看日志文件、配置
• 可以定义文件扩展名以包含/排除文件
• 使用 rsync 进行快速备份

您可以单独使用Xapian或Omega在 Linux 服务器上实现 Web 搜索

Answer 2

虽然它不是基于 Ubuntu，但我工作的博物馆已经对Archivista进行了评估。它是一个用于存储、编目和索引（以及，如有必要，扫描和 OCR）文档的软件套件，可作为名为“ Archivista BOX ”（开源）的（有些非标准）Live CD 提供，但该公司主要销售运行该软件的设备。该目录提供了一个 Web 前端。

他们声称所使用的格式是完全开放的、有记录的并且力求长久使用。但我必须补充一点，我个人并没有对此进行详细评估。